Adjoint au directeur de la gestion des publics (H/F)

Au sein du service de la gestion des publics, l’adjoint au directeur H/F joue un rôle central dans la coordination opérationnelle quotidienne du service. Bras droit du directeur de la gestion des publics, il veille à la fluidité des activités du service et à la continuité de l’accueil des différents publics de la cathédrale.

À ce titre, il coordonne les équipes d’accueil, supervise l’organisation opérationnelle quotidienne et assure le suivi des grands événements liturgiques ou exceptionnels. Il garantit la bonne circulation de l’information, l’application des procédures et le bon fonctionnement des outils techniques du service (#Dièse, logiciel de réservation et intranet bénévole).

Travaillant en lien étroit avec la responsable des réservations et du parcours digital ainsi qu’avec la responsable du réseau bénévole, il assure la bonne articulation des différents pôles du service afin de garantir un accueil fluide, cohérent et adapté à la mission spirituelle et pastorale de la cathédrale Notre-Dame de Paris.

1- Activités principales

Coordination opérationnelle du service des publics

• Assurer la coordination opérationnelle quotidienne du service et veiller à la continuité de l’accueil des publics ;
• Garantir la bonne circulation de l’information entre les différents pôles du service ;
• Veiller à la bonne application des procédures et participer à leur rédaction, leur actualisation et leur diffusion ;
• Assurer le suivi opérationnel des grands événements liturgiques, pastoraux ou exceptionnels ;
• Garantir le bon fonctionnement des outils techniques du service (#Dièse, logiciel de réservation, intranet bénévole).
• Coordination avec la responsable du réseau bénévole (350 bénévoles) et avec la responsable du parcours digital et réservations

Encadrement et gestion des équipes d’accueil (6 personnes)

• Élaborer les plannings et coordonner l’organisation quotidienne des équipes d’accueil ;
• Répartir, suivre et contrôler le travail des équipes ;
• Encadrer, former et accompagner les nouveaux collaborateurs et volontaires ;
• Superviser l’organisation des comptoirs d’accueil et la billetterie du Trésor ;
• Veiller à la fluidité de l’accueil et à la qualité du service rendu aux différents publics.

2- Activités annexes

• Participer, aux côtés du directeur de la gestion des publics, aux relations institutionnelles et aux échanges transversaux avec les différents services de la cathédrale et les partenaires extérieurs ;
• Contribuer à l’organisation des grands événements et des projets transversaux du service ;
• Participer avec les membres du service aux projets de médiation et aux développements des outils d’accueil des publics (éditions, rééditions, parcours de visite, supports de médiation, etc.) ;
• Assurer ponctuellement l’accompagnement de visites ou d’accueils protocolaires.

De formation supérieure, vous avez une expérience réussie en management et pilotage d'activité. 

Savoir-faire :

• Encadrement et suivi d’équipes salariées et bénévoles (planification, coordination, suivi d’activités et tableaux de bord) ;
• Maîtrise des outils informatiques de la cathédrale (#Dièse, logiciel de réservation, intranet bénévole : formation assurée), du Pack Office et des outils de communication (InDesig, WordPress) et de suivi d’activité ;
• Excellente capacité d’organisation, de gestion des priorités et de coordination opérationnelle ;
• Bonne connaissance des publics et de leurs spécificités ;
• Capacité à assurer la circulation de l’information et la coordination entre différents interlocuteurs ;
• Qualités rédactionnelles, clarté d’écriture et excellente maîtrise de l’orthographe ;
• Capacité d’analyse, de réactivité et de prise d’initiative dans un environnement à forte activité ;
• Maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères appréciée ;
• Bonne connaissance du fonctionnement d’un lieu de culte, du domaine ecclésial et des usages liés.

Savoir-être :

• Sens de l’accueil et du service ;
• Très grand sens de l’organisation et de la rigueur ;
• Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation ;
• Sens du travail en équipe et aptitude à fédérer ;
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant et à forte affluence ;
• Discrétion, diplomatie et sens des responsabilités ;
• Force de proposition et goût pour l’amélioration continue des pratiques et des outils.

Type de contrat : CDI, temps plein.

Niveau de responsabilité : poste cadre, NR 13 selon la grille du diocèse.

Spécificités du poste :

• Lieu de travail : Cathédrale Notre-Dame.
• Site à amplitude d’ouverture importante.
• Présence possible lors des événements ordinaires ou exceptionnels de la cathédrale (notamment fêtes de Noël, Semaine Sainte, Pâques, Assomption, etc.).
• Forte activité opérationnelle liée à l’accueil quotidien de publics nombreux et internationaux.